Er vi blitt for fleksible og feilfrie?

Kommentaren kom fra en godt voksen fagleder med doktorgrad. Det var torsdag, og vi befant oss i et konferanselokale i Tromsø. Temaet for samlingen var samspill og prioritering i en travel hverdag, og midt under seansen fikk vi altså et konkret og relevant eksempel på hvor vanskelig det er å sette grenser, si nei, uten å føle seg for lite fleksibel.

Flere ivrige hender kom i været fra kollegene, og det ble en god diskusjon og sparring om hvor vanskelig det er å sette grenser. Det kom frem at det gjaldt alt fra å klare å la være å svare fortløpende på mail eller Teams, til å stå imot møtepress. Sammen med tilgjengelighet var møtefrekvens- og varighet løftet frem som en stor utfordring: Folk blir (for) fleksible ved at tiden blir elastisk slik at møtet går over tiden og deltakerne stiller selv om de ikke ser relevans eller forstår hvorfor de er kalt inn.

Etter å ha lyttet en stund grep jeg ordet, og budskapet mitt var tydelig, nesten brutalt: 

Dere må våge. Våge å sette grenser, våge å la noe(n) vente. 

Jeg fortalte dem om hvordan det koster mot, men at det er nødvendig å være konsekvent om en skal skape eller opprettholde en kultur med gjensidig respekt for hverandres tid.

Jeg minnet om hvordan vi lærer omgivelsene våre hvor fort de skal forvente svar, og hvor ofte vi skal stille opp. Ved å være den som alltid gir rask respons, vil andre etter hvert forvente – og til og med kreve – at de får svar fra oss med en gang, og at vi alltid sier ja.

Etter samlingen i Tromsø har jeg tenkt litt på diskusjonen som gikk i rommet, og på hvordan flere i forsamlingen uttrykte lettelse da jeg ga dem verktøy for å sette grenser, og fortalte dem om hvor viktig det (i noen situasjoner) er å stå ved et vedtak eller noe så enkelt som en fridag.

Voksne, velutdannede teknologer og fagfolk trengte rett og slett at noen «ga dem lov» til å være mindre fleksible i enkelte sammenhenger.

Jeg tror at det blir avgjørende i tiden fremover: at vi klare å stå fast ved enkelte avgjørelser og ikke minst ved egne verdier og behov.

I en tid hvor teknologien har tatt over, og hvor fleksibilitet er «the new black» ser jeg blant annet to faktorer som blir viktige i tiden fremover. Det gjelder i både arbeidsliv og livet ellers:

1. Evnen til å stå fast ved noe, være disiplinert, og

2. Å være menneskelig og feilbarlig

I et arbeidsliv som preges av ny teknologi og stor fleksibilitet, er det fort gjort å la rutiner og vedtak skli ut.

Diskusjonen i Tromsø var ikke unik. Jeg erfarer de samme utfordringene gang på gang når jeg kjører samlinger, både i privat næringsliv, og i det offentlige. Møtefrie dager fylles opp, mail besvares med høy hastighet og ad hoc-oppgavene blir sjonglert på bekostning av tidsfrister eller dybdejobbing. Dette skjer på tross av at de aller fleste ønsker seg tydeligere rammer og en mer konsistent praksis.

Her har vi noe å lære fra piloten eller kirurgen: Hos dem handler det om rutiner og prosedyrer, hvor enkelte oppgaver må utføres med stor presisjon og i riktig rekkefølge – i motsetning til hvordan mange av oss sjonglerer oppgaver basert på tilfeldigheter og andres ønsker.

Selvsagt skal vi evaluere og justere – men ikke spontant og hele tiden, slik praksis er for mange i dag. 

Når det skapes en kultur for å skyve på avtaler og tider, kan det se ut som om det er akseptert. Husk da at de fleste sannsynligvis også synes det er slitsomt med slik uforutsigbarhet. Det gjelder å våge å ta det opp, slik at endring kan skje.

Det tar meg over i det andre jeg nevnte: Å våge å være menneskelig og feilbarlig. Med ny teknologi og med kunstig intelligens kan vi fort bli for korrekte, og dermed sakte og nesten umerkelig skape en kultur hvor det ikke er rom for å feile, eller for å vise følelser. Det kan virke som om vi mennesker oftere enn før forsøker å være som maskiner. Vi skal fungere effektivt og strømlinjeformet, uten rom for å vise hvem vi er.

Spesielt viktig er det å våge å ta i bruk flere deler av følelsesregisteret vårt, også når det betyr å vise sårbarhet.

Faglederen i Tromsø klarte seg, med god støtte og mildt press fra resten av salen. Hun svarte på meldingen, uten å la  behovet for å gi etter eller rettferdiggjøre en fridag skinne gjennom. Et kort og vennlig: «Dette tar jeg fatt i rett over helgen, ettersom jeg har fri i morgen.»

Et par uker etter samlingen fikk jeg en e-post fra lederen, med denne meldingen: «Jeg har nå ved flere anledninger testet ut hva som skjer når jeg er konsistent og unngår å fravike planene mine ved å si ja til enhver henvendelse.» Jeg opplever at jeg gjør oppgavene mine med større presisjon og mer kontinuitet nå, enn da jeg var så fleksibel at jeg gjorde stadige unntak ved å fravike planene mine for å svare andre fortløpende gjennom hele dagen.»

Det er fullt mulig å være både mild, imøtekommende og målrettet på en gang. Det er modig, men også nødvendig i en tid hvor perfeksjonisme ser ut til å være et ideal for mange.