Ta kontroll på tiden din

Del 1 Bruk tidsbuffere

«Vi tar det til høsten.» En velkjent frase, det. Og aldri har vi vel sagt de ordene oftere enn våren 2020: «Til høsten».

Nå er den her, den andre siden av sommeren: Nytt semester, ny sesong, nye muligheter. Denne årstiden er større enn nyttårsaften, for mange. Hvordan gripe mulighetene? Hva betyr mest for deg? Hva har størst verdi?

I de svarene ligger nøkkelen: Noe av det viktigste vi kan gjøre for å ha en god hverdag, er å være verdiene våre. Hvem vil du være? Hun som holder ord og holder tiden – eller hun som sier ja til alt (i beste mening), og dermed mister kontroll?

Nøkkelen til å nå egne mål er å ta mer kontroll på hverdagen vår. Det vi bruker tiden vår på, bruker vi livet vårt på. Ta en titt i kalenderen; planlegger du på realistisk vis?

Her kommer et av mine beste tips for å få kontroll på kalenderen. Med denne vanen blir du hun som holder ord og holder tiden – med normal puls intakt: bruk tidsbuffere.

Det er så lett å planlegge, i teorien. Kalenderen er medgjørlig, og vi er selvsagt fleksible. Når oppgavene, møtene og menneskene som ønsker noe av oss, står i kø, plotter vi villig inn alt og alle i kalenderen. En fullbooket kalender er da fint.

Men så kommer virkeligheten seilende. Den stemmer som oftest ikke med kartet i kalenderen. For møtet går over tiden slik at du blir for sen til neste avtale. Trafikken står. Og så var det en kunde eller kollega som hadde en hastesak – akkurat idet du var på vei ut døren.

Svært mange booker kalenderen for full, er for ambisiøse med huskelisten sin, sier ja til for mye. Vi vil jo så gjerne være både veldig hyggelige, veldig fleksible og veldig dyktige. Det er litt som med mat: Appetitten er stor, men magen blir mett før øynene.

Vi kjenner alle noen som lover for mye. Det er dem som alltid sier ja, men som også alltid er for sene, eller som ikke dukker opp i det hele tatt. Vi lærer oss å ta enkelte personers hyggelige «ja» med en klype salt. Det kan være kolleger, venner eller familie, hvor vi vet at vedkommende blir sen når vi skal treffes, eller ikke leverer avtalte gjøremål til avtalt tid. Vil vi selv være en slik person? Vi vil jo ikke det.

Og, selv om vi klarer å levere, stille opp som lovet, gjøre alt som står i kalenderen – så er også spørsmålet: Med hvilken kvalitet gjør vi det? Én ting er kvalitet på oppgaven. Der kan vi tåle å ikke være best i alt, ikke gjøre alt helt perfekt. Men hva med livskvalitet? Hvordan har vi det når hele uken føles som et hamsterhjul?

Vår mentale kondisjon kan sammenliknes med sult. Når vi har gått for lenge uten et måltid, er det fort gjort å ta for mye middag på tallerkenen. Spesielt barn mangler denne erfaringen, og forsyner seg med mer mat enn de klarer å spise opp. Etter hvert lærer vi. Vi høster erfaring, og vi forsyner oss heller to ganger.

Men når det gjelder tiden vår, og hvor mye vi kan putte inn i kalenderen, er det dårligere stilt. Vi er tidsoptimister og fyller gang på gang opp tidstallerkenen vår.

Fullpakket kalender gir lite handlerom

Foruten å være tidsoptimister fyller vi også kalenderen fordi vi opplever et indre eller ytre press. Det kan være våre egne forventninger, ønsker eller mål som presser oss – eller det kan være at noen i omgivelsene våre forventer noe av oss: en oppgave på jobben, en familiemiddag eller et vennetreff som vi egentlig ikke har kapasitet til å takle.

Skal vi endre dette mønsteret og oppleve at vi får mer tid til det som betyr mest for oss, må vi endre vaner. Det handler om tankesett og om å kartlegge hvor lang tid de ulike aktivitetene faktisk tar. En fullpakket kalender i teorien betyr overbooket kalender i praksis.

Bruk tidsbuffere i alt du gjør

Min anbefaling er å innføre tidsbuffere – små tidslommer mellom aktivitetene og avtalene våre: Sett konsekvent av et kvarter i hver ende av et møte, uten at det regnes som ledig tid. Da beholder du kontrollen.

Og, å unngå å gi ut detalj-informasjon når du styrer dagene dine. Svært få mennesker trenger å ha full kontroll på tiden vår.

Folk tar ofte den tiden de får, og ting tar den tiden vi gir dem. Når noen spør når neste møte begynner, er svaret at «jeg er ledig frem til kvart på tolv» fremfor «møtet mitt begynner tolv». Dersom andre har tilgang til kalenderen, husk å legge inn tidsbufferne som en del av aktiviteten eller møtet.

Tidsbufferne er et automatisert tankesett hos meg. Når noen spør når toget mitt går, svarer jeg konsekvent at «det går i fire-tiden» eller at «jeg har tid frem til klokken ...». Da har jeg lagt inn minst et kvarters tidsbuffer i svaret mitt, gjerne mer. Fire-tiden betyr i praksis halv fem.

For det meste tar mer tid enn antatt, og dermed kommer jeg sjelden av gårde akkurat når jeg skal.

Kommunikasjon er i teorien effektivt, men relasjon tar tid. Sett av den tiden. Bruk tidsbuffer. Bli den som holder ord og holder tiden i alt du gjør – både overfor andre, og for deg selv. Det gror selvrespekt, tillit og rak rygg av slikt.